Elaboration du plan de classement

Marche à suivre

Introduction

Outils de travail

Calendrier

2.1 les indices qui ont moins de 10 occurrences
2.2 les indices qui ont plus de 100 occurrences

2.3 Utilisation de nouveaux indices

 

Introduction

 
Dans la perspective de la recotation en CDU des collections du sous-sol, il est demandé à chaque acquéreur d’élaborer un plan de classement pour son domaine.
 
Définition d’un plan de classement : 

« Un plan de classement est un texte qui décrit l’organisation, les règles de classement et les modes d’accès à un ensemble de documents constituant une collection. Il s’appuie sur des cotes validées, et prédétermine l’organisation de l’espace documentaire. Il se décline en spécifications d’organisation spatiale des ensembles documentaires en liste de cotes validées et manuel de cotation. »

Extrait de : Calenge B. (éd.), 2009. Mettre en oeuvre un plan de classement. Villeurbanne : Presses de l’Enssib.
 
Pour le travail demandé aux acquéreurs, le terme de plan de classement est volontairement limité à une liste d’indices CDU validés.
 
Il s’agit donc de sélectionner dans la classification CDU les indices pertinents pour organiser nos collections. L’élaboration des plans de classement thématiques va s’effectuer sur la base des indices CDU déjà utilisés pour les collections de l’étage courant et en tenant compte des particularités des collections du sous-sol (thèmes non représentés à l’étage courant, …).

Outils de travail
 

Toutes les informations et liens utiles sont sur le wiki CDU : https://wiki.epfl.ch/cdu
Le travail des acquéreurs sera grandement facilité par l’outil CDU@EPFL développé par Alain Borel.

Calendrier

 
Etape 1 : Taguer dans l’outil CDU@EPFL les indices actuellement utilisés concernant votre domaine.
 Délai : 6 juin 2014 - Présentation en séance BL du 12.5.2014
 
Etape 2 : Identifier parmi les indices tagués ceux qui ont moins de 10 ou plus de 100 occurrences. Délai : 31 octobre 2014
 
Etape 3 : Examiner les plans de classements du sous-sol et les éventuelles correspondances possibles avec les indices CDU. Délai : 31 octobre 2014
 
Etape 4 : Sur la base des collections au sous-sol, identifier les indices actuellement non utilisés qui pourraient le devenir. Délai : 31 octobre 2014

Etape 1

Taguer dans l’outil CDU@EPFL les indices actuellement utilisés concernant votre domaine.

 

Objectif : répartir les indices CDU actuellement utilisés par domaines d’acquisition, en s’assurant que tous les indices soient traités et que certains indices ne soient pas traités par deux acquéreurs différents.
 

Délai : 6 juin 2014

 
Concrètement :
  1. Dans l’outil CDU@EPFL, sélectionner « Listes » => « Classes actuellement utilisées ».
     
  2. Si nécessaire, limiter votre sélection à un emplacement particulier pour faciliter le tagage.(ex : E02AA pour l’architecture)
     
  3. Cocher les indices correspondants à vos domaines et ajouter le tag de votre domaine
    (cf tutoriel outil CDU@EPFL : les tags : https://wiki.epfl.ch/cdu/tutorial#chap4_2)
 
Tags à utiliser : code  « domaine » actuellement utilisé pour les budgets PRINT :
 
Tag Domaine Responsable
ARCH     Arts et architecture Catherine Sénéchaud (CSE)
CHIM Chimie Alain Borel (AB)
CRIM Sciences criminelles Delphine Margot (DM)
ENVI Environnement Valérie Charbonnier (VC)
GCIV Génie civil Simon Pasquier (SP)
INFO Informatique Jan Krause (JK)
MANA Management Caroline Salamin (CSA)
MATH Mathématiques Julien Junod (JJ)
PHYS Physique Simon Pasquier (SP)
SHS Sciences humaines Jacqueline Despont (JD)
STIA Matériaux et micro-technique Béatrice Marselli Fuerer (BMF)
STIB Génie électrique et électronique, mécanique Pascale Bouton (PB)
SV Sciences de la vie Pierre Devaud (PDD)
URBA Urbanisme Chantal Blanc (CBC)

Voir aussi le tableau de répartition des domaines pour les acquisitions (pour les grandes classes CDU), mis à jour par SP début 2014 : 
https://wiki.epfl.ch/cdl/proceduresgeneralesrepartitiondomaines

Etape 2
 

Identifier parmi les indices tagués ceux qui ont moins de 10 ou plus de 100 occurrences

Objectif : identifier les indices qui ont moins de 10 ou plus de 100 occurrences et les traiter, afin que le nombre de livres classés sous un même indice rende la consultation et le rangement des collections agréable.

Préalables aux étapes 2-5 

Avoir pris connaissance des documents suivants :
notamment les points :
4) On peut entamer une nouvelle classe dans les cas suivants
5) Une classe devrait contenir 10 à 100 titres.
2.1 - Indices ayant moins de 10 occurrences

Extrait des principes d'utilisation de la CDU :
« 3.5 Une classe devrait contenir 10 à 100 titres. Les livres isolés  devraient être reclassés. »

  • Effectuer une recherche par votre tag de domaine et trier les indices par « Nb. Cotes » pour repérer les indices ayant moins de 10 occurrences.
     
  • Evaluer ces indices par rapport au développement des collections (y compris celles du sous-sol) et aux indices supérieurs ou subordonnés.
     
  • Si le maintien de cet indice se justifie (d'autres titres vont bientôt être classés sous cet indice), appliquer le tag VALIDE et ajouter une note pour expliquer le maintien de cet indice.

Exemple
L'indice 656.12 est maintenu, bien qu'il n'ait que 4 occurrences.
-> tag : VALIDE
> Notes (exemples) :
- utiliser cet indice pour les cotes XX du fonds E02MM [XX 2014-MM-JJ]
- utiliser cet indice pour tel sujet en plein essor (plusieurs acquisitions prévues cette année) [XX 2014-MM-JJ]

  • Si l'utilisation de cet indice ne se justifie pas (indice trop spécifique par rapport aux collections), appliquer le tag SUPPRIMER.
    Dans le champ Notes, indiquer l'indice (nouveau ou déjà utilisé) sous lequel il faudra recoter les livres actuellement rattachés à cet indice.

Exemple:
L'indice 159.964 ne va plus être utilisé.
-> tag SUPPRIMER
->  Notes (exemples) :
- recoter les livres sous l'indice 159.96 [PDD 2014-MM-JJ]
- ne pas utiliser cet indice. Se reporter à l'indice 159.96 [PDD 2014-MM-JJ]


2.2  Indices ayant plus de 100 occurrences

Extrait des principes d'utilisation de la CDU :
3.5 Une classe devrait contenir 10 à 100 titres.

Pour les classes de plus de 100 livres, les options sont:

  • reclassement d'une partie des ouvrages dans une classe plus spécialisée
  • utilisation de facettes de pays (architecture, histoire, géographie)
  • désherbage
  • si vraiment on n'y peut rien (par exemple nombreux livres qui ne peuvent pas être décrits par une classe plus spécialisée et qui sont quand même très utilisés) on laisse en l'état (mais étudier toutes les autres options d'abord).
     
  • Effectuer une recherche par votre tag de domaine et trier les indices par « Nb. Cotes » pour repérer les indices ayant plus de 100 occurrences.
     
  • Evaluer ces indices par rapport aux principes d'utilisation de la CDU énoncés ci-dessus.
     
  • Si le maintien de cet indice se justifie (utilisation de facettes géographiques, désherbage conséquent prévu, ...), appliquer le tag VALIDE et ajouter une note pour expliquer le maintien de cet indice 

Exemple:
L'indice 711 est maintenu, bien qu'il ait plus de 100 occurrences
-> tag : VALIDE
-> Notes : Principalement utilisé avec la facette géographique  pour les documents portant sur l'urbanisme d'une région ou d'un pays [XX 2014-MM-JJ]

  • Si l'allégement de cet indice est nécessaire (possibilité de classer tout ou une partie des documents rattachés à cet indice sous des indices plus spécifiques), appliquer le tag VENTILER et VALIDE ou SUPPRIMER, selon que vous continuez d'utiliser ou non cet indice. Dans le champ Notes, indiquer les indices (nouveaux ou déjà utilisés) sous lesquels il faudra reclasser une partie des livres actuellement rattachés à cet indice.

Exemple:
L'indice 711.3 a plus de 100 occurrences
-> tag VENTILER et VALIDE (ou SUPPRIMER si vous ne conservez pas l'indice 711.3)
->  Notes (exemples) :
- Utiliser cet indice uniquement pour les documents qui ne peuvent pas être classés sous un des indices subordonnés [XX 2014-MM-JJ]
- Recoter une partie des documents sous les indices suivants :
711.31 à 711.35 (déjà utilisés), 711.36 et 711.37 (nouveaux)  [XX 2014-MM-JJ]

2.3  Utilisation d'un nouvel indice

Extrait des principes d'utilisation de la CDU :
3.4 On peut entamer une nouvelle classe dans les cas suivants:
aucune des classes existantes ne correspond même de loin au sujet (même pas une classe parente déjà utilisée)
l'indexeur estime que le sujet est appelé à se développer dans les mois à venir (pas années!)
on classe immédiatement plusieurs documents dans la classe.
En cas d'ouverture d'une nouvelle classe, il faut toujours saisir un intitulé EPFL français et anglais si ils manquent!

  • Si l'indice sous lequel les livres vont être reclassés n'est actuellement pas utilisé, il faut lui appliquer les tags NOUVEAU, VALIDE,  ainsi que votre tag de domaine. Il faut ensuite saisir un intitulé EPFL en français et en anglais.Pour l’intitulé EPFL en anglais, reprendre, en modifiant si nécessaire, l’intitulé officiel indiqué dans l’outil CDU@EPFL. Pour l’intitulé EPFL en français, reprendre, en modifiant si nécessaire, l’intitulé officiel (pas d'accès en ligne pour les classes détaillées, édition imprimée disponible chez JD).
     
  • Dans le champ Notes, indiquer la raison de l'ouverture de cet indice:

Exemple: L'indice 159.96 a été créé :
- A utiliser à la place de l'indice subordonné : 159.964 [PDD 2014-MM-JJ]
- A utiliser pour alléger l'indice 711.3 (plus de 100 occurences ) [PDD 2014-MM-JJ]
- A utiliser pour tel sujet [PDD 2014-MM-JJ]
- A utiliser pour telle cote de telle collection du sous-sol [PDD 2014-MM-JJ]

Etape 3

Examiner les plans de classements du sous-sol et les éventuelles correspondances possibles avec les indices CDU
  • Prendre connaissance du/des plans de classement utilisé(s) pour les collections de votre domaine au sous-sol (http://library.epfl.ch/docs/pdf/descriptions_cotes_sous_sol.pdf)
     
  • Etudier les correspondances possibles entre les cotes de ces anciens plans de classement et les indices CDU.

Exemples :

a) la correspondance n'est pas possible, car l'ancien plan de classement n'est pas assez précis :
Ancienne cote AR (du fonds BC E02MA) regroupe tous les livres d'architecture et d'urbanisme. Ce classement n'est pas assez fin pour permettre une correspondance avec le plan de classement CDU.

b) La correspondance est possible, en totalité ou pour certaines cotes seulement.
Le fonds « Transport » du LITEP a un classement de type alpha-numérique suffisamment approfondi pour que certaines cotes puissent correspondre à des indices CDU : les livres de la cote « CG » « Transports ferroviaires » peuvent être recotés sous l'indice 656.... « Transports ferroviaires ».

Etape 4
 

Sur la base des collections au sous-sol, identifier les indices actuellement non utilisés qui pourraient le devenir
  • Prendre connaissance des fonds du sous-sol dans votre domaine et identifier, si c'est possible (suivant le classement utilisé, ...), les thématiques qui ne seraient pas présentes à l'étage courant (thèmes qui ne sont plus enseignés, thématiques spécialisées développées par les bibliothèques périphériques , ...).
     
  • Sélectionner les indices CDU correspondant à ces thématiques et leur appliquer le tag de votre domaine et le tag « NOUVEAU ».
    Indiquer dans les Notes que cet indice est prévu pour telle thématique présente au sous-sol (localisation + cote si possible).
    Saisir l'intitulé EPFL en français et en anglais

    Se référer au point 2.3 "Utilisation d'un nouvel indice"

Exemple :
Le fonds « Transport » du LITEP a de nombreux documents sur ....., alors que ce domaine n'est pas présent à l'étage. Cette thématique correspond à l'indice « 656.xxx » qui n'est actuellement pas utilisé.

-> Tag : NOUVEAU + tag de domaine
-> Notes (exemples) :
- A utiliser pour la thématique xy [XX 2014-MM-JJ]
- Recoter les documents du fonds E02MM » ayant la cote « xy » sous cet indice » [XX 2014-MM-JJ]
 

Liste des tags utilisés pour l'élaboration du plan de classement 

Tag

Type

Définition

UTILISE

Temporaire

Indices utilisés au 6.6.2014 (nécessaire à AB pour l’analyse des tags)

NONATTR Temporaire Indices qui n'ont pas été attribués à un domaine

SUPPRIMER

Temporaire

Indices avec moins de 10 occurrences à supprimer. Les livres de l’étage courant devront être recotés ultérieurement.

VENTILER

Temporaire

Indices avec plus de 100 occurrences à répartir dans des indices plus précis. Les livres de l’étage courant devront être recotés ultérieurement.

Si cet indice est cependant conservé, lui appliquer le tag « VALIDE ».

NOUVEAU

Temporaire

Nouveaux indices à utiliser, suite à la subdivision d’un indice ayant plus de 100 occurrences ou pour des domaines émergents ou bien représentés au sous-sol.
A compléter avec les tags VALIDE et de votre domaine (ARCH, …)

VALIDE

Fixe

Indices validés : indices qui sont retenus pour le plan de classement. Les livres rattachés à ces indices seront traités ultérieurement.

 

Fixe : tag permanent
Temporaire : tag utilisé jusqu’à ce que la recotation (sous-sol + étage) soit effectuée
 
Equations de recherche pour combiner plusieurs tags :
- AND : laisser un espace entre les deux tags : tag:ARCHI tag:VALIDE
- NOT : signe -  : tag:ENVI -tag:NOUVEAU

Questions ?

Jacqueline et Chantal sont à votre disposition pour vous accompagner dans ce projet. N’hésitez pas à les contacter pour toute question. 
 
Dernière mise-à-jour : 10.6.2014