Réservations

La Foire Aux Questions

Questions

• Quoi de neuf ?
• Qu'est-ce qu'une ressource ?
• Comment avoir accès aux réservations ?
• Je reçois une avalanche de messages ...
• Qui a accès aux réservations ?
• Ques sont mes droits d'accès ?
• J'aimerais obtenir le droit de gestion d'une ressource...
• Ajouter une nouvelle ressource...
• Ajouter un nouvel utilisateur...
• Consulter une ressource en accès "libre"
• Pourquoi une date limite des réservations ?
• Inclure les réservations de la semaine dans une page Jahia
• Accéder directement au graphique mensuel d'une liste de ressources

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Réponses

Quoi de neuf ?

• API de retour (callback) des opérations sur les réservations pour notifications et vérifications supplémentaires
• notifications aux utilisateurs : l'admin peut transmettre une notifications aux utilisateurs explicites ou implicites depuis la page de la ressource
• droit de consultation (explicite)
• accès par web service pour consulter ou activer une réservation ; contrôle d'accès par token
• extraction des données de réservation 
• la disparition des instances : il est possible désormais de partager des ressources sans appartenir à la même unité/instance (exemple de salles de conférences)
• une ressource est gérée par un ou plusieurs administrateurs qui "accréditent" des utilisateurs pour les ressources sous leur contrôle avec des droits de réservation ou de gestion
• il est possible de s'abonner aux messages d'annonces par mail pour les réservations d'une ressource
• l'accès pour consultation, réservation ou gestion d'une ressource est soumis à une authentification Tequila (plus d'accès "public" ouvert )
• une ressource en accès "libre" peut être consultée par toute personne authentifiée Tequila sauf si son administrateur restreint l'accès.
• toutes les données des réservations, les utilisateurs et leurs droits ont été repris dans la nouvelle version

Qu'est-ce qu'une "ressource" ?

• une "ressource" est un objet destiné à être utilisé en commun, partagé au sein d'une communauté
• exemples de ressources : une salle de conférences, un laptop, un appareil de mesure, etc
• pour retrouver et réserver une ressource il faut que celle-ci soit enregistrée dans le système de gestion des  réservations

Comment avoir accès aux réservations ?

• trouver la ressource qui vous intéresse depuis la boite de recherche
• cliquer sur le lien "+" pour demander l'accès
• un message automatique sera envoyé aux administrateurs de la ressource qui peuvent vous donner le droit d'accéder à cet objet ; vous serez informé dès que cette action sera faite

Je reçois une avalanche de messages...

• annuler cette action depuis la page de consultations des ressources en cliquant sur l'icône "Mail"
• de même, vous pouvez activer cette ation si vous tenez à être informé des opérations ou des réservations pour une ressources donnée

Qui a accès aux réservations ?

• toute personne qui a une accréditation à l'EPFL peut, en principe, demander l'accès aux réservations auprès d'un des administrateurs de la ressource concernée
• pour ce faire, aller sur la page des réservations : http://reservations.epfl.ch/ et chercher la ressource
• cliquer sur le "+" pour effectuer une demande d'accès
• vous recevrez un message de confirmation dès que l'accès aura été ouvert

Quels sont mes droits d'accès ?

• en suivant le lien "mes droits" vous aurez la liste des ressources qui sont à votre disposition et le droit correspondant (réservations ou gestion)

J'aimerais obtenir le droit de gestion d'une ressource...

• chercher la ressource
• si elle existe, contacter un de ses administrateurs pour en obtenir les droits
• si la ressource n'existe pas encore, contacter le support technique : ion.cionca@epfl.ch

Ajouter une nouvelle ressource...

• vous pouvez ajouter une nouvelle ressource si vous avez déjà le rôle "administrateur" en suivant le lien "ressources" de la page d'accueil
• cliquer sur le lien "nouvel objet de réservation", remplir les champs du formulaire et "enregister"
• donner des droit d'accès et/ou de gestion aux utilisateurs (suivre la procédure ci-dessous)

Ajouter un nouvel utilisateur...

• vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur pour une ressource sous votre contrôle
• rechercher l'utilisateur
• sur la page "Ressources et droits pour...", dans le paragraphe "Gestion des droits pour ..." cocher les cases respectives selon le type d'accès (réservation et/ou gestion) et le flag de notification par mail des opérations concernant cette ressource et "enregistrer"

Consulter une ressource en accès libre

• pour un utilisateur normal:
  • rechercher la ressource/salle à consulter
  • cliquer sur le lien du nom de la ressource
  • consulter le graphique de la période choisie
• pour un administrateur :
  • publier sur le site de votre unité le lien corespondant à cette ressource pour une consultation publique

Pourquoi une date limite des réservations ?

• avoir une limite dans le temps (2 ans à partir de la date du jour) évite la situation de monopole sur une ressource

Inclure les réservations de la semaine dans une page Jahia

• vous pouvez inclure les réservations de la semaine en cours pour une liste de ressources
• l'affichage des réservations est ouvert ; par contre, l'accès aux détails de la réservation est soumis aux règles d'autorisation de l'application
• créer une boite Jahia avec contenu générique
• dans l'éditeur de contenu, sélectionner le mode "Source" et saisir le code suivant :

<iframe src="http://reservations.epfl.ch/cgi-bin/res/list_res?objects=liste_objets&date=date_de_la_semaine" width="100%" height="hauteur_du_frame"></iframe>

• enregistrer le contenu de la boite Jahia
• les paramètres :

liste_objets = liste des identificateurs des ressources à afficher, séparés par des virgules ; paramètre obligatoire
date_de_la_semaine = format jj/mm/aaaa ; optionnel ; semaine en cours par défaut
height = hauteur en pixels du "frame"
width="100%" - le "frame" va remplir toute la largeur disponible

exemple :

<iframe src="http://reservations.epfl.ch/cgi-bin/res/list_res?objects=3747,3748" width="100%" height="200"></iframe>

Accéder directement au graphique mensuel d'une liste de ressources

• vous pouvez avoir une page qui contient les graphiques d'une liste de ressources qui et la mettre en lien sur vos pages d'unité
• exemple de lien : 

​http://reservations.epfl.ch/cgi-bin/res/graph?objID=objID1&objID=objID2&date1=01/03/2015&show_descr=1

• les paramètres :

objID=id_de_la_ressource ; paramètre obligatoire ; plusieurs ressources possibles, voir l'exemple ci-dessus

date1=dd/mm/aaaa ; date du mois à afficher ; mois courant si paramètre pas présent ; paramètre optionnel

show_descr=1 ; permet d'avoir la description complète des ressources ; par défaut, la description est présentée dans une boite de taille fixe, avec des ascenseurs ; paramètre optionnel

 Extraction des données de réservation par webservice

Si votre ressource est en accès ouvert EPFL, vous avez une solution ci-dessus.

Si votre ressource en accès restreint qui nécessie une authentification Tequila, nous vous proposont un accès par webservice, depuis un ou plusieurs serveurs agrées. 

Définir les autorisations d'accès :

• sur la page de la ressource, en accès administrateur, vous avez un nouveau paragraphe "Autorisations d'accès..." qui affiche les codes d'autorisation (tokens) censés d'accéder aux réservations de cette ressource
• il est donc possible d'en ajouter ou effacer des autorisations (tokens)

Utilisation du web service (https://reservations/cgi-bin/rwsres)

Commandes : à ajouter à l'adresse du web service 

• getObj : donne la description de la ressource, en format JSON ; paramètres :
  • objID : id de la ressource
  • token : code d'autorisation 

exemple : https://reservations/cgi-bin/rwsres/getObj?objID=4133&token=1de2b44b3e8e5628a633eca2b9244bb380cb0350a727f653

• listRes, liste des réservations ; paramètres :
  • objID : id de la ressource
  • token : code accès
  • startdate | enddate (optionnels), format yyyymmdd ; si absents, date courante

exemple : https://reservations/cgi-bin/rwsres/listRes?objID=4133&token=8666432f5de9ad0e2dc05d0ad0f16d0d97c6ac4f9d51a9fd9&startdate=20170101

 Accès en consultation

Il est désormais possible de donner des droits de consultation uniquement pour les collaborateurs qui onrt seulemnnt besoin de consulter la disponibilité des ressources.

Ce droit est un droit explicite .