What's new

4 avril 2017 Affinage paramètres de validation des heures

Les paramètres de la validation des congés en heures au sein du système des absences ont été affinés.

Vous pouvez dès à présent, si vous le souhaitez, soumettre à la validation les absences en compensation sur heures d’appoint et/ou supplémentaires dès la 1er minute d’absence. Jusqu’à lors, les absences en heures < à 0.5 jour (4h06) ne pouvaient pas être soumises à la validation.

Le schéma ci-dessous vous indique les 4 variantes possibles, en fonction de vos besoins, dans l’adaptation de vos paramètres d’instance.

Pour information : si dans vos paramètres d'unité, les 2 premières cases étaient cochées jusqu'à présent (validation et compensation), le comportement du logiciel va changer selon variante 1 ci-dessus.

 

6 février 2017

Démarrage de la validation 2ème niveau des soldes 2016 - vérificateur

La 1ère phase de validation par les utilisateurs s'est bien déroulée avec un taux de validation positif de 89% à ce jour.

La 2ème phase de validation des soldes de vacances 2016 démarre aujourd'hui avec l'ouverture, pour les validateurs, du tableau de bord de "validation des soldes 2016" accessible via la barre de menu.

Les administrateurs non validateurs ont la possiblité d'accèder au tableau de bord également, mais sans possiblité de validation pour lors.

Chaque validateur peut valider la plausibilité des soldes de jours de vacances des collaborateurs sous sa responsabilité avec le système des boutons:

Pour information, certains collaborateurs peuvent être actifs dans plusieurs instances. Le message "validation possible dans autres instances" dans la colonne "actions" du tableau de bord vous permettra de les identifier. Pour ces cas de figure, nous vous remercions de bien vouloir vous coordonner et de laisser l'unité la plus pertinente valider le solde.

 

16 janvier 2017

Démarrage de la validation des soldes de vacances 2016

La 1ère phase de validation du solde de vacances 2016 démarre ce jour. Pour rappel et conformément au règlement concernant la gestion du temps de travail de l'EFPL, chaque collaborateur sous financement EPFL (Professeurs exceptés) doit valider électroniquement son solde de fin d'année.

Durant cette 1ère phase de validation des soldes 2016, chaque collaborateur recevra individuellement un e-mail l'invitant à valider son solde de vacances au 31.12.2016. L'envoi se fait par ordre alphabétique et est échelonné sur 5 jours entre le 16 et le 20 janvier 2017.

Le processus se poursuivra ensuite avec la validation de 2ème niveau des soldes de vacances 2016, soit la validation par le validateur attitré. Cette phase débutera mi-février et sera précédée d'une communication informative destinée aux validateurs.

3 novembre 2016

Gestion des ponts d'unité

La nouvelle fonctionnalité de gestion des ponts d'unité est désormais accessible via l'administration globale de votre instance.

Cette fonctionnalité répond au besoin de certaines unités qui pratiquent un horaire augmenté tout au long de l'année afin de permettre aux collaborateurs de prendre un ou plusieurs ponts (Ascension - Noël) en compensation.

Le mode d'emploi sur les ponts d'unité vous donnera la marche à suivre pour l'application des ponts au sein de votre unité.

 

20 octobre 2016

Séance d'information annuelle - gestion des absences

Le service de la gestion des absences organise une séance d'information annuelle destinée aux administratrices et administrateurs de la gestion des absences. Cette séance vise à vous informer sur les nouveautés du logiciel et de rappeler les fonctionnalités et processus clés de la gestion des absences. Il s'agit également d'un moment de partage et d'échange.

La séance se déroulera aux dates suivantes (à choix):

La séance se terminera autour d'une pause gourmande.

 

Pour des raisons d'organisation, nous vous remercions de vous inscrire au moyen du formulaire d'inscription en ligne que vous trouverez ici.

 

La venue à cette séance est vivement recommandée !

 

22 septembre 2016

Le profil "guest" est désormais le profil "gestion manuelle"

Gestion manuelle : voici le nouveau nom du profil anciennement appelé "guest". Ce profil permet une gestion des jours de vacances des collaborateurs sans financement EPFL ou avec un financement EPFL partiel dont le taux EPFL ne correspond pas à la réalité. La terminologie du profil a été modifiée afin d'en faciliter la compréhension et l'application.

Hormis son nom, les modalités de ce profil restent identiques.

N'hésitez pas à consulter nos modes d'emploi à ce sujet :

- Modalités d'application du profil "gestion manuelle"

- Attribution du canton de travail (jours fériés) au profil "gestion manuelle"

 

13 septembre 2016

Gestion et mise à jour des validateurs par défaut et personnels

La nouvelle fonctionnalité de "gestion des validateurs" est désormais disponible via votre page de "gestion des utilisateurs". Elle vous permet de gérer les validateurs personnels et par défaut au sein de votre instance. L'attribution des validateurs par défaut dans les comptes des collaborateurs de votre instance vous garantit des données qui seront à l'avenir automatiquement ajournées.

Nous vous invitons à consulter le mode d'emploi sur la gestion des validateurs en cliquant sur le lien suivant : mode d'emploi gestion des validateurs

6 juin 2016

Panier des heures d'appoint - Présence supplémentaire périodique (répétée)

Il est désormais possibles d'enregistrer des présénces supplémentaires répétées, sur le même modèle que pour les absences répétées. Cette fonction existe dans la saisie d'heures dans le panier des heures d'appoint.

Cette nouvelle fonctionalité offre également une solution aux personnes dont le temps de travail est alterné (par exemple une semaine sur deux, ou une semaine sur quatre).

Vous trouverez le mode d'emploi dans le lien ci-dessous :

Panier des heures d'appoint - présence supplémentaire à répétition

14 avril 2016

Exemption des Professeurs

Les Professeurs de l’EPFL avec un statut salarial C1, C2 ou C3 (Professeur ordinaire, associé ou assistant) ne sont pas soumis au Règlement sur la gestion du temps de travail de l’EPFL : (http://polylex.epfl.ch/files/content/sites/polylex/files/recueil_pdf/4.1.4_r_gestion_temps_travail_fr.pdf, cf Art. 2 al. 7).

Désormais, tout nouveau Professeur est exempté d'office dans le logiciel de gestion des absences. Il peut néanmois saisir ses absences, s'il le souhaite, pour des raisons de partage de planning.

Les Professeurs déjà présents avant la mise en place de cet automatisme peuvent être exemptés sur leur accord ou demande du Responsable Ressources Humaines de la Faculté.

 

23 février 2016

Validation des soldes de fin d'année 2015

La validation des soldes de jours de vacances 2015 par les collaborateurs eux-mêmes c'est très bien déroulée avec un taux de validation positif de + de 85 %.

Nous sommes maintenant dans la phase de validation 2ème niveau (validation par les vérificateurs au sein des unités). A ce jour, 73 % des soldes de jours de vacances ont été validés par les vérificateurs.

Pour rappel, le délai final de cette procèdure de validation des soldes de fin d'année est fixé au 7 mars 2016.

Consulter nos communications sur la page d'aide, rubrique "validation des soldes de fin d'année 2015" pour plus d'informations sur ce sujet : https://wiki.epfl.ch/absences

Un grand merci de votre collaboration et engagement !

 

 17 décembre 2015

Validation de fin d'année - les 4 grandes étapes

 

 

26 novembre 2015

Jours de fidélité intégrés dans les soldes de vacances

 

La présentation des jours de fidélité a changé depuis le 26.11.2015.

Les jours de prime de fidélité sont utilisables selon les mêmes délais et mêmes usages que les jours de vacances «Â normaux  », octroyés aux collaborateurs pour une année civile donnée et sur la base de leur contrat de travail (taux d’activité et durée).  (cf. RGT, p. 5, article 18 http://polylex.epfl.ch/files/content/sites/polylex/files/recueil_pdf/4.1.4_r_gestion_temps_travail_fr.pdf)

Nous vous rappelons à ce propos que les jours de vacances "usuels" ont une durée de prescription de 5 ans, tout comme les vacances de fidélité.

Par conséquent, il a été décidé de fusionner ces jours en une seule et même catégorie de «Â solde de vacances ». Ceci permettra également de les utiliser par une déclaration d’absence en «Â vacances - sur solde vacances » sans distinguer ceux qui proviennent du droit usuel de ceux résultant d’une prime de fidélité.

En cas de jours de fidélité reçus pendant l’année en cours, l’attribution de ces jours apparaitra dans une colonne spécifique. En revanche, dans le solde de fin d’année ou le solde du jour, on ne distingue plus les jours de fidélité et les jours de vacances, tous étant regroupés dans le même solde. Le tableau se présente ainsi :

 

En cas de jours de fidélité reçus sur une année antérieure mais partiellement utilisés, ces jours seront intégrés dans le report de solde de l’année précédente, rien ne les distinguant des jours de vacances inutilisés, comme dans l’exemple ci-dessous :

 

Pour rappel, depuis le début 2015, tous les jours de fidélité sont enregistrés dans le logiciel absences directement par les RH. Ceci concerne aussi bien la semaine accordée après 5 ans de service que la ou les semaines proposées aux échéances suivantes. La lettre de félicitations pour la personne bénéficiaire et la copie à son supérieur indiquent la marche à suivre.

 

 

17 novembre 2015

Redéfinition des jours fériés : désormais par canton et par collaborateur

A la suite de l’implantation d’antennes EPFL dans plusieurs cantons suisses, nous avons dû procéder à une adaptation des jours fériés qui varient selon le lieu de travail.

Ainsi, les jours fériés sont désormais rattachés directement aux collaborateurs. La détermination du canton de travail officiel sera renseignée via SAP/RH, de la même manière que les données contractuelles, avec une mise à jour quotidienne, ce avec effet au 1er janvier 2016.

 

 

 

 

Le canton de travail officiel des collaborateurs est affiché dans les «Â données personnelles » du collaborateur et est également visible dans la «Â gestion des utilisateurs ».

Le collaborateur peut visualiser la liste des jours fériés qui lui sont applicables dans le menu «Â Mes absences » à la ligne «Â mes jours fériés en 2016 ». Les administrateurs des absences peuvent aussi voir cette même liste pour les personnes de leur instance à la ligne «Â jours fériés personnels en 2016 » sous le cadre «Â consulter et modifier » dans le menu «Â Gestion ».

Les jours de congés supplémentaires propres à l’unité ne pourront plus être ajoutés dans la gestion de l’instance, mais devront être modulés via le panier des heures d’appoint. Le service de la gestion des absences se tient à votre disposition pour toute aide et renseignement à ce sujet.

 

Information recalcul

Le jour de vacances déduit en trop pour le 1er janvier 2016 (qui n’était pas encore enregistré jusqu’ici en tant que jour férié officiel) auprès des collaborateurs ayant d’ores et déjà saisi leurs vacances de fin d’année a maintenant été crédité dans leur compteur «Â vacances ». Aucune manipulation de votre part n’est nécessaire.

 

 

 

13 octobre 2015

Séance d'information annuelle - Gestion des absences

Le service des absences organise une séance d'information annuelle destinée aux administratrices/teurs de la gestion des absences.

Plus d'informations à ce sujet et inscription sur notre page wiki :

https://wiki.epfl.ch/absences/formations

 

  12 octobre 2015

Fin de la validation des soldes 2014

La validation des soldes 2014 est fermée à ce jour (12 oct. 2015). Il n'est donc plus possible de déclarer ou modifier des absences, la présence hebdo ou les déclarations des heures pour 2014.

Pour tout problème ou question, contacter le support absences : absences@epfl.ch

  23 septembre 2015

Personnalisation des notifications

Dès à présent, vous avez la possibilité d’affiner l’envoi des notifications d’absence par groupe au sein de l’instance.

Cette nouvelle fonctionnalité s’ajoute sur le même modèle que la validation par groupes et permet un flux d’information mieux ciblé. Elle permet également d’affiner le rôle «Â Responsable groupe » qui peut désormais désactiver cette fonction.

Plus d’informations à ce sujet sur notre wiki : notification par groupe

 

  14 septembre 2015

Différenciation des absences selon les types de services : service militaire, service civil ou protection civile

Jusqu'ici, les absences pour cause de service militaire, service civil ou protection civile étaient toutes saisies indifféremment sous le motif "service militaire". Dès à présent, il est possible et nécessaire de choisir le type d'absence selon le type de service.

La saisie se fait en choisissant le motif d'absence "militaire/prot.civile/serv.civil", puis en sélectionnant dans le champ en dessous l'une des trois options : "congé militaire", "protection civile" ou "service civil".

 

  27 avril 2015

Synchronisation Outlook pour l'ensemble de l'instance

Vous avez désormais la possibilité de paramétrer une synchronisation avec l’agenda Outlook pour l’ensemble de votre instance. Les absences enregistrées par vos collaborateurs s’afficheront ainsi automatiquement dans leur agenda Outlook respectif.

L’option de synchronisation individuelle reste possible si l’instance n’a pas enregistré une synchronisation globale par défaut. Toutefois, les paramètres de l’instance priment sur les options individuelles.

 

  23 avril 2015

Nouveautés plannings

Partage du planning inter-instances

Vous avez désormais la possibilité de partager le planning des absences de votre instance avec d’autres instances. Les membres de l’instance ajoutée auront accès à votre planning en mode consultation, les motifs d’absences restent confidentiels hormis pour les absences travaillées.

Pour ce faire, les instances avec qui vous souhaitez partager votre planning doivent être ajoutées dans les paramètres de l’instance.

De plus, de nouvelles options d'affichage du planning ont été ajoutées, avec la possibilité d'un tri par ordre alphabétique ou par sous-groupes. Et également, la possibilité d'afficher les absents du jour, de la semaine ou de la semaine prochaine.

Plus d'informations à ce sujet dans notre mode d'emploi.

 

  4 août 2014

Impression du planning de votre unité

Dès à présent, vous avez la possibilité d'imprimer le planning de votre/vos unité/s depuis la page "mes plannings". En choisissant l'option "version pour impression" en haut à droite de votre écran, le format s'adapte automatiquement pour une impression optimale.

 

  5 juin 2014

Nouveautés dans les rôles et profils des utilisateurs

Nous avons pris en compte votre feedback pour rendre ces profils plus adaptés aux besoins dans les unités.

Vous êtes invités de consulter dès à présent les modes d’emploi sur les nouveaux rôles et les profils : {lien modes d’emploi}.

Pour toutes questions et feedbacks nous sommes là pour vous : absences@epfl.ch.

 

Saisie de la réduction droit vacances possible

Chaque administratrice/teur a dès à présent la possibilité de saisir une réduction du droit aux vacances au moyen du tableau «Â « gestion des soldes ». Mode d’emploi

Selon les dispositions légales en vigueur, certaines situations peuvent entraîner une réduction du droit vacances du collaborateur. (Plus d’informations à ce sujet via ce lien : http://rh.epfl.ch/page-41083.html).

                                                                                      

2 juin 2014

Guide utilisateur

Une nouvelle version du guide utilisateur est désormais à votre disposition via le menu «Â aide » de votre page personnelle. Guide utilisateurs FR / User's guide EN

Ce guide est un kit de départ sur l’utilisation du logiciel de la gestion des absences. Il peut être remis à chaque nouveau collaborateur (soumis à la gestion des absences) et également mis à disposition de l’ensemble des collaborateurs au sein des unités.

 

Formation logiciel des absences

Le service de gestion des absences propose ponctuellement et sur demande une formation sur le logiciel destinée aux administratrices/teurs, aux responsables groupes ainsi qu’aux utilisateurs.

En cas de besoin, n’hésitez pas à envoyer votre requête de formation à : formation.absences@epfl.ch

A partir de l’automne prochain, une formation sur le logiciel de gestion des absences d’une demi-journée sera proposée dans le programme de formation continue de l’EPFL.

 

28 avril 2014

Saisie de la réduction du droit vacances possible

Chaque administratrice/teur a dès à présent la possibilité de saisir une réduction du droit aux vacances au moyen du tableau « gestion des soldes ». Mode d’emploi

Selon les dispositions légales en vigueur, certaines situations peuvent entraîner une réduction du droit vacances du collaborateur. (Plus d’informations à ce sujet via ce lien : http://rh.epfl.ch/page-41083.html).

 

10 mars 2014

40 jours de rétroactivité

La possibilité de saisie et de modification rétroactive des absences a été uniformisée et limitée à 40 jours en arrière pour l’ensemble des utilisateurs. Au-delà de ce délai, toute action dans le système sera faisable uniquement par l'administratrice/teur de l'instance.