Concept de base de la Communication à la BC pendant le déménagement au RLC  

Objectif principaux

• Informer les utilisateurs sur le déménagement (avant, pendant et après)
• Informer et expliquer à tous ce que sera la nouvelle bibliothèque
• Améliorer la communication avec la hiérarchie et l'EPFL

Objectifs spécifiques

• Aider les utilisateurs à se retrouver
• Expliquer les implications de ce déménagement
• Démontrer notre professionnalisme
• Expliciter et justifier nos besoins envers la hiérarchie
• Anticiper les remarques/reproches qui pourraient nous être faits.

Tâches à effectuer pour atteindre les objectifs

• Définir les outils et médias à utiliser.
• Délimiter l'étendue de notre communication (bibliothèque et pas bâtiment)
• Identifier les différentes phases du déménagement.
• Pour chaque phase prévoir une communication en conséquence (ampleur de l'action).
• Identifier les personnes (ou groupe) qui ont de la matière à communiquer (personnes relais)

Délais

• Le plan général de communication devrait être prêt pour septembre 2009
• Chaque communication aura des délais particuliers.

 
Critères de qualité

• Réactivité : lors de changements l'information doit être diffués dans la semaine
• Anticipation : pour les événements prévus, les utilisateurs doivent être informés au plus tard 2 semaines avant.

 
Risques

• Hiérarchie réticente à ce que la bibliothèque communique
• Rétention d'information de part d'autres acteurs au RLC
• Les différents délais du déménagement ne dépendant pas de nous (chantier, ameublement, entreprises externes, etc.) les délais des différentes phases de notre déménagement peuvent être fluctuantes.
• Ne pas court-circuiter la comm (J. Grosse)
• Coûts trop élevé (frais + temps de travail)

Résultats

• Pages web mises à jour au fur à et à mesure
• Documents livrables aux utilisateurs
• Présence dans la presse
• Un wiki ? un blog ? un forum ? un chat ?

Publics à cibler

• Utilisateurs actuels de la BC
• Utilisateurs de la future bibliothèque au RLC
• Réseau NEBIS (les autres bibliothèques, PEB, Zurich, etc.)
• Collaborateurs SISB
• Assistants-étudiants de la BC
• Collaborateurs EPFL
• Hiérarchie
• Grand public