Informations à destination des sections

Organisation de la journée d'accueil et organisation de l'accueil dans votre section

Le SAE prévoit, d'entente avec la section et la direction, le programme de la journée et informe les étudiants. L'organisation propre de l'accueil au sein de votre section est de votre ressort, le SAE fait en sorte que les étudiants arrivent jusque à votre premier accueil (voir Fléchage).


Date et horaire des accueils par les sections

Pour des questions de logistique et de disponibilité de tous les étudiants nous vous demandons de faire votre accueil le vendredi après-midi.


Salles

Vérifiez si les salles réservées l'année passée ont convenu en terme de taille, si c'est le cas vous pourrez nous confirmer ces salles. Nous vous remercions de regarder ceci attentivement, en effet faire des changements de dernière minute sont toujours délicats (évitant ainsi : emails rectificatifs, changement fléchage, réimpression des documents etc...).

La salle est réservée pour tout l'après-midi.


Choix des groupes

Il est conseillé d'accueillir les étudiants bachelor, master et échange séparément. Un accueil général peut bien sûr être fait avant de les séparer. Il faut également préciser avec qui les Passerelles HES doivent être accueillis.


Fléchage pour vos accueils de section

NOUVEAUTE: En raison du trop grand nombre de fléchage sur cette journée lors des dernières années, nous avons décidé en accord avec Mediacom, de changer le système de fléchage.

Un fléchage général sera posé par nos soins sur l'Esplanade indiquant les directions pour chaque accueil, il n'y aura donc plus de fléchage sur les trajets.

Les étudiants pourront se diriger à l'aide de l'application "EPFL campus" dont ils auront eu l'information à plusieurs reprise avant cette journée.

Nous vous enverrons toutefois les numéros individuels pour que vous puissiez les coller sur vos portes afin d'identifier vos accueils.


Besoins en audio-visuel

Quelques semaines avant la journée d'accueil, il vous sera demandé de transmettre vos éventuels besoins en SAVE via un formulaire à remplir. Un email vous parviendra à ce sujet.


Besoin en mobilier

Quelques semaines avant la journée d'accueil, il vous sera demandé de transmettre à Mediacom vos éventuels besoins en mobilier via un formulaire à remplir. Un email vous parviendra à ce sujet.


Apéritif

Le financement de l'apérifit est à la charge de la section.

Vous pouvez soit demander à un des restaurateurs du site de vous faire une offre ou vous pouvez l'organiser vous-même.

Vous pouvez intégrer les coaches de votre section durant cet apéritif si vous le souhaitez. A vous de faire le lien avec eux pour la coordination et l'organisation.

 

Welcome Party

La Welcome Party est organisée par l'association coaching et a lieu généralement dans une des cafétérias du site. Le lieu est connu durant l'été. Seuls les bachelors y sont invités et doivent s'inscrire durant les semaines d'immatriculation et payer d'avance le billet d'entrée (~10 CHF).