Quelle est la différence entre les calendriers et les vues?

Un calendrier permet de recenser date par date un ensemble d'activités. On parlera alors du calendrier d'une manifestation (ensemble des dates où une manifestation a lieu), du calendrier d'un club (planning du club), du calendrier des conférences ou des concerts, du calendrier de réservation d'une salle, d'un microscope électronique, etc. Un agenda est à un carnet sur lequel on inscrit jour après jour ce qu'on doit faire, ses rendez-vous. Ainsi, un agenda est souvent composé de rendez-vous appartenant à des calendriers différents. En plus de ses rendez-vous personnels, un cinéphile y notera les dates du calendrier du ciné-club, un président de commission les dates de réunion de sa commission, etc. Certains auront même deux agendas, un privé et un professionnel ...

Cette distinction permet de faire deux remarques essentielles concernant l'utilisation de l'agenda my.epfl: un calendrier permet de publier des dates (club, conférences, concerts, réunions), alors que l'agenda sert à construire un emploi du temps (afin de pouvoir voir ses disponibilités, les rendez-vous à venir, etc.)

Ainsi dans l'agenda électronique de my.epfl on parlera:

- d'un calendrier électronique, comme étant l'endroit où on écrit les dates d'un événement lié à une activité. Ainsi les dates des réunions seront écrites dans le calendrier de la commission, les dates du ciné-club seront écrites dans le calendrier du ciné-club, vos rendez-vous personnels seront écrits dans votre calendrier personnel.
[Plus d'informations sur les calendriers]

- d'une vue, comme étant l'endroit où l'on construit un emploi du temps, en se basant sur les différents calendriers qui vous concernent. Une vue correspond donc à la notion d'agenda dont on parlait plus haut. D'ailleurs, en allant sur l'agenda my.epfl, vous accédez directement à votre vue personnel (emploi du temps personnel) qui contient votre calendrier personnel. Mais si vous être membre d'une commission X qui note ses dates de réunion dans le calendrier de la commission X de my.epfl, vous aurez intérêt à ajouter ce calendrier directement dans votre vue personnelle de manière à avoir automatiquement toutes ces dates dans votre emploi du temps.

Vous pourrez décider si ces différents calendriers qui sont dans vos vues doivent compter dans votre emploi du temps. Si c'est le cas, lorsque quelqu'un voudra prendre un rendez-vous avec vous, my.epfl lui indiquera si vous êtes disponible ou occupé.

Les vues

A quoi sert la boîte vue?

La boîte "vues" vous permet d'intégrer un calendrier dans le système d'agendas partagés my.epfl. Ce n'est qu'une fois qu'un de vos calendrier est placé dans une vue que le système le prendra en compte pour calculer vos disponibilités lorsque quelqu'un souhaite organiser un rendez-vous avec vous.

Vous n'êtes bien entendu pas obligé de placer tous vos calendrier dans vos vues. Vous pouvez très bien utiliser votre agenda "private" sans avoir à utiliser cette fonctionnalité avancée de my.epfl. De même, vous pouvez être appelé à gérer l'agenda d'une autre personne, agenda qui ne compte pas forcément pour vos disponibilités vu qu'il ne s'agit pas de votre emploi du temps.

Il fautgarder à l'esprit qu'un calendrier qui n'est pas intégré dans une vue n'est pas pris en compte pour le calcul de vos disponibilités. Par l'ajout d'une calendrier à une de vos vues, vous établissez un lien entre ce calendrier et vous.

Les fonctionnalités de la boîte "vues"

En cliquant sur l'icône () vous rentrez dans l'interface d'édition du calendrier.  Du fait de l'ajout de calendrier dans une de vos vues, les options supplémentaires apparaissent dans l'écran d'édition. Ces options permettent d'indiquer si vous voulez que les événements de ce calendrier soient pris en compte lors du calcul de vos disponibilités.

Bientôt, vous pourrez indiquer si vous voulez être notifié par mail lors des modifications des événements de ce calendrier ou encore indiquer que vous souhaitez synchroniser ce calendrier avec votre PDA ou avec Outlook.

Une fois un agenda ajouté dans une de vos vues, vous pouvez lui assigner une couleur en cliquant sur (). Cette action ouvre un sélecteur comme sur l'image ci-contre:

Pourquoi créer plusieurs vues?

Une vue vous permet de regrouper plusieurs calendriers ensemble, et de les superposer, comme des calques.

Prenons deux exemples.
Exemple gestion du temps:
Imaginons un membre de l'EPFL qui travaillent dans deux services différents, A et B. Il pourra créer une vue A dans laquelle figureront tous les calendriers concernant son activité A (son calendrier personnel, son calendrier de groupe, le calendrier des conférences, etc.). Il pourra de même créer une vue B. De la sorte, l'emploi du temps de chaque activité est clairement séparée. De plus, du fait que ces calendriers se trouve dans les deux vues, le système d'agendas partagés calculera automatiquement les disponibilités de ce membre de l'EPFL en fonction de sa vue A et de sa vue B.

Par ailleurs, ce membre pourra également décider de créer une vue "famille" dans laquelle figureront des calendriers "Cours de chant de mon fils", "Cours de natation de ma fille", etc, et choisir de ne pas faire compter ces calendriers dans le calcul de ses disponibilités, ou seulement certains d'entre eux.

Exemple gestion des ressources:
Imaginons maintenant un laboratoire comptant 6 microscopes. Ce laboratoire pourra créer une vue "microscopes", qui comprend 6 calendriers, un pour chaque microscope. Ainsi, chaque membre peut voir quand l'un ou l'autre des microscopes est disponible et le réserver.


Suite: Les disponibilités
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